Как заказчику своими силами провести экспертизу исполнения контракта по Закону N 44-ФЗ

Провести экспертизу нужно при приемке товара (работы, услуги). Вы можете сделать это своими силами, без привлечения внешних экспертов. Случаи, когда привлекать экспертов и экспертные организации обязательно, устанавливает Правительство РФ.

Вы должны определить приказом, кто в вашем учреждении будет проводить экспертизу. Это может быть отдельный сотрудник или комиссия.

Они должны проверить, чтобы товар (работа, услуга) соответствовал условиям контракта. Результат экспертизы фиксируют в отдельном заключении либо в документах о приемке. Если вы не проведете экспертизу или отнесетесь к ней формально, это приведет к приемке товаров (работ, услуг) ненадлежащего качества или количества. За такую приемку вам грозит штраф до 50 тыс. руб.

1. В каких случаях можно проводить экспертизу своими силами

Вы можете провести экспертизу при приемке товара (работы, услуги) собственными силами. Исключение составляют случаи, в которых Правительство РФ определило, что экспертизу осуществляют эксперты и экспертные организации (ч. 3, 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Обратите внимание: если по контракту определены этапы, то экспертизу нужно проводить при приемке товара (работы, услуги) по каждому этапу (п. 1 ч. 1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

2. Как назначить экспертов для проведения экспертизы

Для проведения экспертизы вы можете назначить одного сотрудника или создать экспертную комиссию.

Если у вас создана приемочная комиссия, вы можете передать ей полномочия по экспертизе (Письмо Минфина России от 27.10.2017 N 24-03-07/71512).

Сотрудник или комиссия могут быть назначены для экспертизы конкретной закупки, а могут быть постоянно действующими для всех закупок.

2.1. Как назначить внутреннего эксперта

Выберите сотрудника с опытом или квалификацией, которые можно отнести к объекту закупки. Например, если закупаете лекарства, экспертом может быть человек с фармацевтическим образованием, а при закупке компьютеров — специалист IT.

Также нужно проверить, чтобы сотрудник не имел с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) родственных или других связей, которые могут повлиять на экспертизу.

Назначьте эксперта приказом. Укажите в нем:

1) его Ф.И.О. и должность;
2) реквизиты закупок, которые нужно проверить;
3) сроки проведения экспертизы и порядок оформления результатов. Сроки проведения экспертизы Законом N 44-ФЗ не регламентированы, но они не могут превышать установленные контрактом сроки приемки результатов исполнения контракта, поскольку такая экспертиза входит в процедуру приемки (ч. 3, 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ);
4) право запрашивать дополнительные материалы по исполнению контракта.
Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Это подтверждает Минэкономразвития России в Письме от 21.05.2015 N Д28и-1479.

2.2. Как создать экспертную комиссию для проведения экспертизы своими силами

Чтобы создать экспертную комиссию, вам нужно:

1) утвердить состав комиссии приказом. В него нужно включить сотрудников с опытом работы или квалификацией, которые можно отнести к объекту закупки;
2) составить и утвердить положение об экспертной комиссии.

В нем нужно определить порядок ее работы, например:

задачи и чем руководствуется комиссия;
ее полномочия. Например, комиссия может запрашивать у заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) дополнительные материалы;
порядок оформления результатов экспертизы.

2.3. Как передать полномочия по проведению экспертизы приемочной комиссии

Чтобы передать полномочия по проведению экспертизы приемочной комиссии, просто укажите в положении о ней, что она проводит экспертизу товара (работ, услуг).

3. Что проверить в ходе экспертизы

При поставке товара нужно проверить его количество и характеристики. Они должны полностью соответствовать контракту. Если товар имеет срок годности, проверьте, не истек ли он. Также посмотрите, есть ли сертификаты, инструкции по применению и т.д.

Когда установлен запрет (ограничение) на замену страны происхождения товара, нужно проверить, соответствует ли страна происхождения поставленного товара условиям контракта. Он предусмотрен, в частности, Приказом N 126н.

При приемке работ (услуг) проверьте, чтобы они были выполнены в полном объеме и в срок. Сравните, например, акты выполненных работ с техническим заданием, сметными расчетами или проектной документацией по контракту.

Если установите нарушения, можно зафиксировать их на фото или видео.

Это следует из ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, подтверждается судебной практикой.

4. Как заказчик оформляет экспертное заключение по Закону N 44-ФЗ после самостоятельной экспертизы

Отдельное экспертное заключение составлять необязательно.

Достаточно указать в акте или товарной накладной, что экспертиза проведена, ее результат, подписи экспертов. Если выявлено несоответствие товара (работы, услуги) условиям контракта, то нужно указать, в чем именно оно проявляется (Письмо Минфина России от 26.10.2017 N 24-03-08/70501).

Примеры формулировок заключения экспертов в документе о приемке

«Экспертиза проведена. Товар соответствует условиям контракта.
Экспертизу провели: Иванов И.И. — начальник АХО, Петрова П.П. — экономист».
«Экспертиза проведена, услуга не соответствует условиям контракта.
В нарушение п. 6.2 Технического задания XX.XX.XXXX уборка коридоров первого этажа проводилась не в полном объеме: выносился мусор из корзин, влажная уборка не осуществлялась.
Факты нарушений зафиксированы системой видеонаблюдения.
Экспертизу провел: Иванов И.И. — начальник АХО».

Часто на практике заказчики оформляют результаты экспертизы отдельным экспертным заключением. Нарушением это не будет. Укажите в таком заключении:

дату и место составления документа;
номер, дату, предмет контракта;
сведения о поставщике (подрядчике, исполнителе);
дату поставки, выполнения работ или оказания услуг;
перечень документов при поставке и их реквизиты (вид документа, номер, дата и т.д.);
сведения о том, соответствует ли товар (работа, услуга) условиям контракта;
подписи экспертов.